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Quando chega a hora de deixar o MEI e passar a microempresa?
Em Matão e nas cidades vizinhas, muita gente começou a vida de empresário como MEI. É o caso de quem faz manutenção em máquinas para a indústria, de quem roda com frete entre Matão, Araraquara e Américo Brasiliense, e também de salões, lanchonetes e pequenos comércios de bairro. O formato atrai porque é simples: uma contribuição mensal fixa, poucas obrigações e quase nenhuma burocracia no dia a dia. Só que, conforme o negócio cresce, surge uma pergunta que costuma ser adiada até virar problema: em que momento o MEI deixa de servir? A resposta não depende apenas do faturamento, embora ele seja o ponto de partida.
O limite anual do MEI é de R$ 81 mil de receita bruta. No ano de abertura, esse teto é proporcional aos meses de atividade, na razão de R$ 6.750 por mês. Quem abriu o CNPJ em julho, por exemplo, tem seis meses de atividade naquele ano e, portanto, um limite de R$ 40.500 até dezembro, e não os R$ 81 mil cheios. Esse detalhe pega muitos empreendedores de surpresa, principalmente quem começa no segundo semestre já com alguns clientes fixos. Vale anotar o mês de abertura e fazer essa conta logo no início.
Ultrapassar o limite não significa o fim do negócio, mas as consequências variam conforme o tamanho do excesso. Se a receita do ano passar do teto em até 20%, ou seja, até R$ 97.200 no caso do limite cheio, a empresa continua como MEI até dezembro, recolhe tributos sobre o valor excedente e passa a ser microempresa a partir de janeiro do ano seguinte. Quando o excesso fica acima de 20%, o desenquadramento é retroativo ao início do ano, ou à data de abertura, e todos os tributos daquele período são recalculados como microempresa, com acréscimos. É justamente esse segundo cenário que costuma desorganizar o caixa, porque a cobrança chega de uma vez sobre meses que já passaram.
Há sinais que não têm relação direta com o faturamento e merecem a mesma atenção. O MEI pode ter apenas um empregado, que recebe o salário mínimo ou o piso da categoria; precisar de um segundo funcionário já indica que o formato ficou apertado. O MEI também não pode ter sócio, nem participar de outra empresa como sócio ou titular. Outro ponto é a lista de atividades permitidas: se o negócio passou a prestar um serviço que não consta nessa lista, o enquadramento deixa de corresponder à realidade. E, em uma região com forte presença industrial, é comum que clientes maiores peçam uma estrutura mais formal do fornecedor, com contabilidade organizada e capacidade de atender volumes maiores.
Na prática, sair do MEI geralmente significa virar microempresa dentro do Simples Nacional. A contribuição fixa dá lugar a uma alíquota aplicada sobre o faturamento de cada mês. No comércio, enquadrado no Anexo I, a alíquota inicial é de 4%; em boa parte dos serviços, no Anexo III, começa em 6%. Algumas atividades de serviço ficam no Anexo V, com alíquota inicial maior, mas podem ser tributadas pelo Anexo III quando a folha de pagamento, incluindo o pró-labore, chega a 28% da receita, regra conhecida como Fator R. Além dos tributos, a microempresa passa a ter escrituração contábil, pró-labore dos sócios com contribuição previdenciária e declarações mais detalhadas, o que representa um custo mensal mais alto que o do MEI.
A sazonalidade da região é um fator que muita gente esquece de colocar na conta. Quem presta serviço para a cadeia da laranja, seja em manutenção, transporte, usinagem ou alimentação, costuma ver o faturamento se concentrar no período de safra, que ocupa boa parte do segundo semestre. Um negócio que fatura pouco entre fevereiro e maio pode parecer tranquilo dentro do limite e, de repente, somar em poucos meses o que faltava para estourar o teto. O mesmo vale para fornecedores de empresas de Gavião Peixoto e do polo de implementos agrícolas, que trabalham com pedidos irregulares ao longo do ano. Olhar só para a média mensal engana; o que importa é o acumulado.
Uma forma simples de acompanhar é manter uma planilha com a receita de cada mês, conferida com as notas fiscais do período, e uma coluna com o total acumulado no ano. Ao lado, vale projetar os meses seguintes com base no histórico e nos contratos já combinados. Se a projeção indicar que o limite será ultrapassado, a saída voluntária do MEI pode ser planejada com antecedência. Ela costuma produzir efeito a partir de janeiro do ano seguinte, ou no próprio ano, quando comunicada em janeiro. Mudar de porte por escolha, no começo de um ano, é bem diferente de ser desenquadrado de forma retroativa no meio dele.
Antes de decidir, compare os dois cenários com números reais: quanto o negócio paga hoje como MEI, quanto pagaria como microempresa na alíquota correspondente à sua atividade e quanto custariam a contabilidade e o pró-labore. Em muitos casos, a mudança se paga porque permite contratar, ter sócio e atender clientes maiores sem risco de enquadramento irregular. Este conteúdo é informativo e não substitui a análise individual do seu caso; para tomar a decisão, o caminho é conversar com um profissional de contabilidade de confiança, levando o histórico de faturamento e a projeção dos próximos meses já organizados.